Die Bezugszeile enthält, bzw. die -zeilen enthalten Angaben darüber, auf welchen vorhergehenden Vorgang oder Sachverhalt man sich bezieht.

Das kann eine Stellenanzeige sein, ein vorhergehender Brief, aber auch ein vorangegangener Anruf.

Größere Firmen verwenden oft eigene Nummerierungen, um Ihre Korrespondenz, d.h. Ihre Post nach einzelnen Vorgängen zu ordnen. So kann man später den gesamten Ablauf leichter nachvollziehen.

Erklärungsbeispiel: Sie erhalten nach Ihrer Bewerbung bei einer sehr großen Firma eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch. Dann sollten Sie auf das Einladungsschreiben schauen, ob dort nicht eine Nummer für dieses Schreiben angegeben steht, die Sie als Bezug auf Ihre Bewerbung drucken können. Wenn Ihre Zusage in der Firma eintrifft wird man dann wissen, dass Sie kommen werden und dass Sie auf das Einladungsschreiben geantwortet haben. Man weiß das auch dann noch, wenn der zuständige Mitarbeiter krank war und nun die Vertretung da ist, die anhand der Nummer die eigene Einladung in den Akten finden wird.

Beispiele für Bezugszeilen:

Ihre Stellenanzeige in den Freiburger Nachrichten vom 30.04.2004

Mein Telefonat mit Ihrer Frau Hartz von heute

Ihr Einladungsschreiben vom 29.04.2004

Mein persönliches Gespräch mit Ihrem Herrn Harting

• Schreiben Sie in der Bezugszeile, worauf Ihre Bewerbung folgt. Das ist entweder die Stellenanzeige oder die telefonische Voranfrage. Es kann aber auch das persönliche Gespräch mit einem guten Freund sein, der bei der Firma arbeitet, der ein geschätzter Mitarbeiter ist und der Ihnen die Kontaktaufnahme empfohlen hat.
• Die Bezugszeile wird im Gegensatz zur Betreffzeile normal, also ohne Textauszeichnungen wie etwa Fettschrift, gedruckt.

• Auch die Bezugszeile sollte sich mit einer Zeile Platz begnügen.

Die Bezugszeile stellt die Verbindung zu dem bisher gelaufenen Briefwechsel, dem persönlichen Kontakt oder dem Anlass her und gibt ihn in Stichworten kurz an. Sie wird normal gedruckt und sollte in einer Zeile Platz haben.